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第一章  总  则

第一条 为进一步规范分公司内部公文格式，严格文件运转流程，使文件收发管理规范化、制度化，切实提高公司文件管理质量，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司收到的各类公文以及内部编制印发的各类公文。

第二章  收文管理

第三条 凡从外部送达公司的文件，包括上级来文、各种传真、信函等文件资料均属于收文范围。文件的签收均由综合部办理，一般经过以下手续：

（一）登记。综合部文员收到文件后，应及时在OA系统首页附文件阅办单，填写收文日期、编号及文件名称等内容后，交由综合部负责人拟办。

（二）阅办。综合部负责人拟办后，综合部文员应按拟办意见及时传送公司相关领导或部门阅办。

（三）会签及传阅。综合部文员要严格遵照领导阅办意见办理，转由会办领导或部门签收并传阅。

1、文件传阅应在当天内完成，如果超过一天未阅示，综合部文员应催阅；急需办理的重要文件一般随传随阅。

2、文件传阅时应严格遵守传阅范围和保密规定，任何人不得将机密文件带离办公场所，不得将文件传阅给非阅办人员。

3、机密文件在传阅过程中，不得复印、抄录，不得取走文件附件。

（四）存档。文件传阅完毕，综合部文员应及时下载将文件整理归档。

第四条 综合部文员要注重收文工作的时效性；在填写文件阅办单时字体工整、清晰，不得涂改、污损。

第五条 文件应按照批示顺序进行传阅。如文件安排任务需要紧急处理且公司领导不能及时阅办的，综合部文员应以电话或短信的形式告知公司领导并先送承办部门办理。

第六条 会办部门应严格按照文件规定期限及时办理完毕相关工作并及时向领导汇报。

第三章  发文管理

第七条 行文是具有法定效力和规范体式的公务文书，文书的处理必须遵循相应的程序，要明确责任，层层把关，认真严谨，逐级审签，避免出现差误和遗漏，保证发文质量。

第八条 凡是以公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要等，均属于发文范围。发文一般经过以下程序：

（一）草拟

1、草拟公文应当做到符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文意图，并同公司现有公文内容衔接。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，言简意赅。

3、人名、地名、时间、数据、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字符合国家有关部门的规定。

4、公文中引用的内容必须准确无误，必须要用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

5、公文格式使用正确，主抄送单位划定准确。

6、拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见并会签后方可报送行文。

（二）部门核稿

公司各部门承办起草的文稿，统一由本部门行文，并经部门负责人审核。审核无误后，通过OA申请领导签发。

（三）公文的复核、校对、缮印

已经由公司领导审批签发的文件，在印发之前综合部要进行业务性复核。复核重点是：审批签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审，并将有关修改情况向签发领导汇报。

公文复审完成后，公文文稿核对应由拟稿部门拟稿人负责。校对要严谨认真，一丝不苟。校对完毕，校对人签字后，方可按份数缮印。

（四）公文的发送及归档

公文缮印完成后，综合部负责按有关规定加盖印章。最后按要求投送公文主送、抄报（送）部门、上级机关及有关单位。公文发送后，综合部负责将文稿、文稿复件和文件签发单及时收齐归档。

第四章  公文格式

第九条 公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、份数等部分组成。

（一）发文机关标识，使用宋体字（红色），字号按照醒目美观原则确定。

（二）发文字号，包括发文机关代字、年份和序号，应当在发文机关标识下方空2行，用3号仿宋体字，居中标明。年份、序号使用阿拉伯数字标识，年份使用全称，用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（三）上报的公文，应当注明签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”使用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（四）公文标题，使用2号华文中宋体字，居中排布。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文机关名称和公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题有回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（五）主送机关，是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送机关名称位于标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字标识;多个主送机关名称回行时仍顶格，最后1个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多，公文首页不能显示正文时，应当将主送机关移至主题词之下，抄送机关之上，标识方法同抄送机关。

（六）正文，位于主送机关名称下1行，用来表达公文的内容。正文使用3号仿宋体字，每个自然段首行左空2个字，回行顶格;正文中的小标题使用3号黑体字。数字和年份不能回行。

（七）公文附件，是指对正文具有补充、说明性的附加文字材料。公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。附件顺序使用阿拉伯数字标识，附件名称后不加标点符号。附件名称如有回行，回行后的首字应当与附件名称首字对齐。

（八）成文日期，应当以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准;会议决定的事项以会议通过日期为准;公文成文日期使用阿拉伯数字，并标全年、月、日。行政公文成文日期使用汉字，并标全年、月、日，“零”写为“○”。

（九）印章。单一机关制发的公文，落款处不署发文机关名称，只标识成文日期;成文日期右空4个字，加盖印章;印章与正文必须同处一页，不得出现空白印章或“此页无正文”。“会议纪要”不加盖印章，其他公文一般应当加盖印章。联合机关印发的公文，需要加盖2个印章时，应当将日期拉开，左右各空7个字;主办机关在前，2个印章均压成文日期，互不相交或者相切，采用同种加盖印章方式，并保证印章端正、排列整齐。需要加盖3个以上印章时，应当将发文机关名称（可以使用规范化简称）排在成文日期和正文之间;每排最多排3个印章，两端不得超出版心;印章之间互不相交或者相切;最后一排印章之下右空2个字标识成文日期。

（十）公文应当标注主题词。“主题词”使用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号;词目使用3号宋体字,词目之间空1个字，不加标点符号。上报的公文按照上级机关的要求标注主题词。主题词在公文的抄送栏之上标注。

（十一）抄送，在主题词下1行，左右各空1个字，使用4号仿宋体字，“抄送”后标全角冒号，抄送机关名称排于冒号之后，抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后1个抄送机关后标句号。抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文的其他机关。

（十二）印发机关名称和印制日期，平行于一行，使用4号仿宋体字，左右各空1个字，在抄送栏之下标明。无抄送机关的在主题词之下标明。印发机关名称可以使用规范化简称，印发日期以公文印刷的日期为准，使用阿拉伯数字。

（十三）印制份数，使用小4号仿宋体字，右空2个字，在印发机关名称和印制日期右下方标明，份数使用阿拉伯数字标识。

（十四）上报的请示性公文，应当注明联系人的姓名和电话。联系人姓名和电话位于成文日期之下空2行，左空2个字并使用括号括入，用3号仿宋体字。

（十五）公文一律采用A4纸，页边距为上3.7cm，下3.5 cm，左2.8 cm，右2.6 cm。

（十六）公文正文中的结构层次顺序依次为：一、（一） 1.（1） ① ，要注意标点符号的位置。

（十七）公司内部部门上报公文编号要求，发文字号简称文号，是由发文部门代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用中括号“〔〕 ”括入；序号按虚位编号，不加“第”字。“部门签发人”：3号仿宋 签发人姓名：3号楷体。

第五章  附  则

第十条 本制度自印发之日起执行。

第十一条 本制度解释权属陕西煤业化工物资集团有限公司彬长分公司。