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陕西煤业化工物资集团有限公司彬长分公司

文明办公管理制度

                                                                                                      第一章 总  则

第一条 为进一步推进管理转型，强化公司文明办公管理，培养员工良好的职业素养，提高办事效率，树立企业良好形象，营造一个干净、整洁、舒心的办公环境，特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司各部门、供应站（中心）等区域办公场所管理工作。

                                                                                             第二章 管理职责

第三条 综合部负责对各部门文明办公工作开展情况进行检查。

第四条 各部门严格执行并落实文明办公制度，认真对部门员工进行检查考核。

                                                                              第三章 办公室管理

第五条 各部门办公室布置和分配由综合部负责，各部门之间不得私自调配办公室，不得擅自变更办公室用途。

第六条 办公家具、电话、电脑、空调等设施、设备由综合部负责配置，并统一编号、登记管理，任何部门和个人不得挪用。

第七条 各部门办公家具和文件柜的摆放，根据本部门的格局，严格按照公司办公环境布置管理标准进行布局。

第八条 办公桌面要保持整洁有序，文具用品摆放整齐，文件、资料看完后整理归类放回原处，不得随意乱扔乱放；未办公时桌面上不得摆放任何文件、资料、不得在办公桌椅上放置衣物、毛巾等生活用品，工作期间随时清理桌面上的文件资料和办公用品，确保桌面美观。

第九条 茶杯和必须的办公用品一律整齐有序地摆放在办公桌上。

第十条 重要并经常使用的文件资料一律归入文件夹放入文件柜保存，不准放置在办公桌上。

第十一条 文件柜内存放的资料和文件应每周整理一次，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上统一标识；若有变动，标签应及时更新。

第十二条 定期整理文件柜和抽屉内的文件资料，将无用的及时清除或销毁掉，以提高工作效率。对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁。

第十三条 办公区域及公共空间严禁存放私人贵重物品。

第十四条 废旧报纸杂志及废弃草稿纸一律清离办公桌面，待累积到一定数量后由公司综合部做统一处理，垃圾篓要做到每天清理。

第十五条 未经同意，不准擅自改变办公室内电源线路和增设用电设备。禁止随意使用或挪动消防器材等设施，杜绝在办公室内存放易燃易爆物品。

第十六条 下班时，员工应各自清理自己的桌面卫生，将桌椅归位，最后离岗者应切断办公室内所有电器电源，并关好门窗。

                                                                       第四章 办公设备的使用及管理

第十七条 办公设备是公司的固定资产，除财务会计账记载外，综合部要进行登记、领发、回收。未经许可，不准擅自挪用办公设备。

第十八条 办公设备由公司综合部进行不定期的检查核对，保证办公设备账、卡、物相符。

第十九条 各部门做好办公设备的定期维护、保养、检查工作。为延长设备的使用寿命，应做好日常的保养工作，确保其高效、高质量地为员工服务。

第二十条 物资管理信息化系统服务器等专用设备由使用部门指定专人定期清洁维护，公共设施由综合部负责定期做好清洁保养工作。

第二十一条 办公设备必须达到“四定”、“五无”要求。

（一）四定：定人管理、定位放置、定完好率、定期检查；

（二）五无：无人为损坏、无残缺不全、无公物私用、无乱堆乱放、无改变用途。

第二十二条 发现办公设备损坏或发生故障时，应立即向综合部报修，以便及时解决。

第二十三条 使用复印机复印文件，要双面复印，注意节约使用复印纸，未经综合部负责人许可，不得复印公司领导签字的重要文件或涉及公司机密的文件。

第二十四条 使用打印机打印文件，没有特殊要求，不得使用彩色打印，注意节约打印机耗材，凭旧墨盒领用新墨盒，日常加强维护以延长墨盒的使用周期。

第二十五条 综合部负责建立公司办公电脑档案，记录电脑购置情况、性能、责任人等。定期对公司所有的办公电脑进行定期检查，对不按规定使用电脑，造成信息外泄、病毒感染、文件缺失、设备损坏，要追究相关人员责任。

第二十六条 公司各级员工不得利用网络渠道有意散播对公司或其他同事不满和辱骂的言论，不得在网络上恶意造谣和诋毁公司，或传播国家法律、命令禁止的不健康色情内容，对公司的意见和建议应通过正常途径来进行反馈。

第二十七张乘用电梯人员严格遵守电梯安全使用管理相关规定，应遵循先下后上的原则，文明礼让，不相互拥挤，并自觉保持电梯内卫生，电梯内不吸烟、不吐痰、不乱扔杂物等，时刻保持轿厢内的清洁。

第二十七条 公司各级人员应积极响应彬长集团公司提倡的绿色低碳生活方式，积极践行环保、节能理念，健康生活，少乘电梯、多走楼梯。

                                                                             第五章 环境卫生管理

第二十八条 综合部负责机关环境卫生的管理工作，仓储中心负责驻矿各部门环境卫生的管理工作。各部门责任区域内的环境清洁卫生由各部门自行负责，每天进行一次清扫，每周进行一次大扫除，各部门应积极配合综合部、仓储中心做好卫生检查工作。

第二十九条 各部门员工应在每天的工作时间开始前和结束后做好个人工作区内的清洁卫生工作。办公室室内保持地板、门窗、柜子、桌面、椅面、电脑等清洁，办公桌上物品定置摆放；禁止在室内墙壁张贴各类印刷品，室内网络线路、通讯线路、用电线路布局整齐，不得私自改动。

第三十条 党群部负责办公场所门牌标识和导示牌等宣传物品的制作，各部门未经综合部许可不得移动、撕毁。

                                                                                  第六章 会议室管理

第三十一条 会议室的管理和使用安排由公司综合部负责。

第三十二条 会议室使用基本原则

（一） 使用会议室需在综合部办理登记手续（附件一），特殊情况或紧急会议可先使用，待会议结束后由组织者补办登记手续。使用会议室时，会议的组织者至少提前半日通知综合部。

（二） 会议室的使用由综合部统一调度，两个或两个以上会议需使用同一会议室时，由综合部按会议的紧急程度进行协调调度。

（三） 外单位使用本公司会议室，必须由主管领导审批同意后通知综合部安排。

第三十三条 会议服务

（一） 公司组织召开的会议原则上由综合部负责通知，部门组织的会议由各部门自行负责通知。

（二） 会议前的准备工作由综合部负责布置安排。

（三） 如有需要在会议室悬挂、张贴标语条幅的，会议组织者必须提前通知综合部，以便工作人员安排布置。

第三十四条 会议室卫生

（一） 会议室的卫生由综合部负责，在会议结束后一小时内必须打扫完毕。

（二） 会议进行中，与会人员不得抽烟。

第三十五条 会议室物品统一由综合部清点登记，会议室内的物品和设施不得随意搬出，因故需要搬出的必须由主管领导审批同意后方可搬出。

                                                                               第七章 文明礼仪

    第三十六条 员工上班时间应统一穿着公司定制工装，机关员工应穿着正装，生产一线员工穿着工作服，并注意佩戴好劳动防护用品。员工应保持衣着整洁干净，仪表端庄，禁止上班时间穿短裤、拖鞋、背心或奇装异服。

第三十七条 公司组织集体活动时员工按要求统一着装。

第三十八条 办公室禁止趴着或翘着二郎腿等不良行为。进入他人办公室应先敲门，征得同意方可入内，事后应及时离开。

第三十九条 接待客户应热情大方、不卑不亢，忌怠慢、敷衍或刁难；洽谈业务要精力集中，把握要领，忌随意许愿、言而无信。禁止泄露公司秘密、诋毁他人企业。

第四十条 使用电话应长话短说，声音要柔和适度、语言热情；使用常用电话文明用语，不在电话上训斥人，不摔挂电话。

                                                                             第八章 工作秩序

第四十一条 严格遵守作息时间，不迟到、不早退，不无故缺勤，严格执行公司考勤管理制度。

第四十二条 工作时间不得无故离岗、串岗、不准大声喧哗、闲聊、争吵和玩游戏，禁止网上闲聊，不许翻阅与工作无关的书刊、报纸等等。

第四十三条 公司各级人员严格执行“首问负责制”若干规定，提高办事效率和服务质量。

第四十四条 工作期间要精神饱满，禁止将个人的不满、不愉快等情绪带到工作上来。

第四十五条 公司各部门员工应熟悉本职业务，掌握丰富的相关知识和能力，严格按照行政办公和业务管理规定的程序和流程办事，尽职尽责，保证工作质量。

第四十六条 办理事情要注重效率，准确迅速，在计划的时间内完成工作任务，避免工作失误。

第四十七条 公司同事之间要团结、互相协作，齐心协力做好工作，因故缺岗时，应向其它同事做好工作交接。

第四十八条 公司各部门之间要相互尊重，大力支持，密切配合，不推卸责任。

第四十九条 按时参加公司会议。会议期间，与会者必须将通讯工具调至静音状态，避免频繁进出或在室内打电话，以免影响他人。

第五十条 专心开会，作好记录，禁止交头接耳开小会或阅看与会议无关的报刊、手机短信。

第五十一条 车辆停放严格执行彬长集团公司车辆停放相关管理规定，保持良好的停车秩序。

                                                                                第九章 禁烟管理

第五十二条 公司实行禁烟管理，禁烟实施范围为公司机关、各驻矿供应站（库）公共区域、生产、生活区域和贴有禁烟标志的一切区域。

第五十三条 机关办公楼公共场所和办公区域禁烟工作由综合部、党群部、机关党支部负责监督，各部门负责人对本部门员工工作区域内禁烟工作负直接管理责任。综合部、党群部、机关党支部负责每月定期和不定期对各部门禁烟工作开展落实情况进行监督检查，对禁烟活动开展落实不力的部门和个人进行通报批评。

第五十四条 综合部所有员工均为机关办公大楼的禁烟监督员，各部门确定至少一名禁烟监督员，负责劝阻来访人员在机关办公楼内吸烟，若有来访人员在禁烟区吸烟时，应进行友好提示。来访人员吸烟时应安排专门的接待室或引领到吸烟区内进行。

第五十五条 凡发现在公司禁烟区域内抽烟的公司员工及外来人员，按分公司“三违”处罚管理办法执行。一年中被发现在禁烟区域内抽烟3次以上（含3次）的人员，取消其本人及所在部门年度评先评优资格。

第十章 保密工作

第五十六条 公司各部门员工应根据自己的实际工作情况，严守商业机密。

第五十七条 公司的保密资料严禁随意复制、外借等。

第五十八条 使用计算机、传真机和复印机时，应及时将保密文件保护好或销毁。

第五十九条 保密文件夹严禁随便摆放在桌面上，如经济合同、物资比价单、物资库存盘点表、员工档案等等。

    第十一章 考核与处罚

第六十条 综合部应定期对违规情况进行说明公示，当事人的经济罚款在部门工资结算额中予以扣除，部门进行工资分配时扣减至其本人。

第六十一条 无特殊原因外，分公司应由党群部牵头组织，机关党支部、综合部配合，不定期检查各部门和公共区域的卫生和文明办公执行落实情况，对卫生不达标和文明办公管理制度执行不到位的部门提出整改要求。

                                                                              第十二章 附  则

第六十二条 本制度自发布之日起执行。

第六十三条 本制度解释权属陕西煤业化工物资集团有限公司彬长分公司。