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根据《陕西煤业化工物资集团有限公司陕西煤业物资有限责任公司合同管理办法》（陕煤化物发【2015】235号）文件精神，为明确采购中心各部门在物资买卖合同履行过程中的职责，结合采购中心实际情况，特制订本实施细则。

一、 职责

    （一）材料采购部、设备采购部、民爆公司、钢材采购部（以下统称采购各部门）是采购中心物资买卖合同具体承办部门。其职责是：

    1、具体负责所承办合同的谈判、起草及合同文本的审核；

    2、负责和秦源招标公司的业务衔接及配合工作；

    3、负责采购过程中价格审定工作；

    4、负责合同的履行、货款结算、售后服务及妥善解决履行中出现的问题；

    5、建立采购中心合同执行台账，定期与经营管理部合同统计台账进行核对。

    （二）经营管理部是采购中心买卖合同审核及归档的管理部门。其职责是：

    1、贯彻执行国家有关法律法规，建立健全采购中心买卖合同管理规章制度；

2、负责采购过程中供应商资格审核工作；

3、具体负责采购中心合同文本统一编号，编号应遵循公司名称+合同类型+年份+月份+合同序号的规律。如陕西省煤炭物资供应公司1月的第1份采购合同，其编号为WZCG（采购）2016-1-01，同理陕西煤业物资有限责任公司1月的第1份销售合同编号为MYWZ（销售）2016-1-01；

4、设立专职合同管理员；

5、严格按照规定的程序完成合同审批手续；

6、建立采购中心买卖合同台账，年终将本年度合同文本及台账一并交由综合部归档；

7、按月、季、年度向中心领导及上级部门合同归口管理部门报送统计资料。

    二、合同的类型、起草及签订

 （一）合同类型

采购中心合同分为采购合同和销售合同，其中：

1、采购合同包括：

（1）战略采购协议：针对《集中采购目录》内的部分物资，与年度招商招价确定的供应商签订的采购协议；

（2）内供物资采购合同：《集中采购目录》内未招商招价的物资采购合同；

（3）供应链延伸形成的采购合同：供应链上、下游之间贸易合作产生的采购合同。

2、销售合同包括：

（1）内供物资非煤板块销售合同：非煤板块采购《集中采购目录》内未招商招价的物资签订的销售合同；

（2）供应链延伸形成的销售合同：供应链上、下游之间贸易合作产生的销售合同；

（3）外销合同：外部市场销售合同。

    （二）合同起草

1、 合同由供需双方商定主要条款，采购各部门依据《中华人民共和国合同法》、《陕西煤业化工物资集团有限公司陕西煤业物资有限责任公司合同管理办法》及其它有关规定起草；

2、合同须依据招标文件、投标文件、中标通知书、竞争性谈判、比价结果等相关材料并经审核后起草，一般应具备下列条款：标的物资的名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额；交货方式、时间、地点；合同签订的时间；执行标准；履行期限；验收及结算方式；违约责任及合同争议的解决方式，当事人的名称、地址、开户银行等；

3、起草合同文本时应注意以下事项：

（1）详细约定标的物资的名称、规格型号、计量单位、数量、单价、金额，标的物资采取国家标准计量单位；

（2）对于质量有相关标准的物资，约定所采用标准；

（3）标的物资的金额大小写须一致；

（4）外销合同中需实行分期付款或“先款后货”的物资，需在结算方式中明确约定；

（5）供应链延伸形成的采、销合同供需双方商定结算方式时尽量保持一致，以降低资金风险。

4、以传真、电子邮件或其他网络数据传输方式订立的合同，应在合同成立后书面确认。

  （三）合同的签订流程

1、合同文本拟定完毕，由经营管理部和采购各部门进行合同联审；

    2、采购各部门填写《采购中心合同会签审批表》（附件1），按会签流程经承办部门负责人、经营管理部、中心分管副主任、采购中心主任审核后完成审批加盖合同章；

3、采购中心作为煤业物资有限责任公司、陕西省煤炭物资供应公司的代表执行单位，履行采购中心审批后，参照《陕西煤业化工物资集团有限公司陕西煤业物资有限责任公司合同管理办法》执行；

    4、合同经由双方签订生效后，至少应持三份原件，分别交由相应采购部门、经营管理部、核算中心留存。

    三、合同的履行

（一）合同依法订立后，即具有法律效力，采购各部门应当按照合同约定全面履行采购中心的义务，并随时督促对方及时履行其义务；

（二）合同（战略合作协议）履行过程中，涉及原材料价格波动的物资应严格按照协议价格中规定的价格调整公式进行价格调整；

（三）采购合同结算前，出卖人应将供货合同约定标的交付后，将《物资验收回执单》（即附件2）、发票及合同复印件提交采购各部门方可挂帐结算；

 （四）采购各部门按月、季、年对合同进行统计，并填报合同统计表（附件3）上报经营管理部；

（五）供需合同对方的具体承办人员发生变动以及对方发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项时，采购各部门人员应当及时对账，确认合同效力及双方的债权债务;

    （六）合同条款涉及保密事项，有关部门均承担保密责任。

  未尽事项，参照《中华人民共和国合同法》、《陕西煤业化工物资集团有限公司陕西煤业物资有限责任公司合同管理办法》及其它有关规定执行。