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- 财务资产部：112份
- 物资管理部：307份
- 综合管理部：143份
- 党群工作部：144份
- 市场营销部：208份
- 物资采购部：425份
- 工会：48份
陕西煤业化工物资集团榆通有限公司
合同管理办法
第一章 总则
第一条 为规范陕西煤业化工物资集团榆通有限公司和陕西煤业物资榆通有限责任公司（以下简称公司）合同管理，维护合同的严肃性、权威性、合法性，有效防范经营风险，依据《中华人民共和国合同法》和物资集团《合同管理办法》，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于公司对外订立和履行的除劳动合同之外所有合同。本合同是指公司在经营活动中与其他民事主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本管理办法是指对合同谈判、订立、履行、变更、解除以及争议处理等行为进行的计划、组织、实施、审批、监督、控制、调解、诉讼等一系列活动的总称。
第三章 合同管理机构及职责
第三条 物资管理部为公司的合同主管部门，综合管理部为合同法律事务职能管理部门，业务职责范围内需订立合同的各部门、站库为合同承办部门。
第四条 合同主管部门职责
（一）制定合同管理规章制度，规范合同管理流程，监督、检查相关部门的合同管理工作；
（二）对公司订立合同的可行性、规范性进行审核；
（三）负责对合同统一文本、合同专用章和《授权委托书》的管理；
（四）建立合同管理台账和档案，协调处理合同履行中出现的问题；
（五）协助处理合同纠纷以及相关法律事务；
（六）按规定报送合同统计报表等有关资料。
第五条 职能管理部门职责
（一）负责对公司各类标准合同模板的合法性、可行性、严密性进行评估；
（二）负责为合同承办部门提供订立合同前的法务咨询帮助；
（三）负责处理合同纠纷相关法律事务。
第六条 合同承办部门职责
（一）负责所承办合同的谈判及合同文本的起草；
（二）负责对方主体资格、资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
（三）按照合同管理流程办理合同签订审批手续；
（四）负责合同的履行，负责合同纠纷的处理；
（五）建立合同执行台账和档案，跟踪合同履行情况及解决出现的问题。
第七条 合同承办部门的业务分工
（一）物资采购部：负责公司物资采购合同及内部销售合同的承办；
（二）市场营销部：负责公司外部市场业务销售合同的承办；
（三）综合管理部：负责公司办公用品采购、房屋租赁、服务类、工程项目等合同的承办；
（四）各站库：协助物资采购部签订内部销售合同，负责与服务单位签订年度物资供应协议；
（五）其他合同承办部门：负责本部门业务涉及合同的签订工作。
第四章 合同的授权委托
第八条 合同应当由公司法定代表人签订，也可由公司法定代表人书面授权委托他人签订。
第九条 授权委托书内容必须明确授权代理事项、权限及期限。
第十条 授权委托书必须经公司法定代表人签字，授权委托书必须留有存根与合同一并存档。
第十一条 授权委托他人签订合同的，应持公司法定代表人签发并加盖公章的《授权委托书》，并在授权范围内订立合同。公司各类合同的授权签订人员及授权期限如下：
（一）物资采购合同及内部销售合同授权各承办人即该业务采购员签订，授权期限一年，人员调离或分管业务类发生变化，原被授权人应交回原授权委托书，公司法人代表重新授权；
（二）外部市场合同授权公司分管社会市场业务的领导签订，授权期限一年，人员调离或领导分工发生变化，原被授权人应交回原授权委托书，公司法人代表重新授权；
（三）办公用品采购、房屋租赁、其他服务类、工程项目等其他合同采取一事一授权，授权期限原则上不超过30日。
第十二条 授权委托人有损害公司合法权益的行为或者不再适宜担任授权委托人的，公司法定代表人有权随时解除委托代理关系。
第五章 合同订立的内容及规范
第十三条 订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，不能与无法独立承担民事责任的组织订立合同；不得与法人单位订立与该单位履约能力明显不相符的合同；原则上不得与自然人订立合同，如果特殊情况必须订立的，应当经公司法定代表人批准。
第十四条 订立合同，应当遵守国家的法律、法规及集团公司有关规定，以维护公司合法权益和提高经济效益为原则。
第十五条 合同条款采用公司审定的合同模板，模板中变动部分内容根据双方具体约定编制，固定内容部分不得擅自修改。特殊情况下不能按模板内容编制合同时，须提出修改意见和说明，经物资管理部审核、报公司物资采购招标领导小组批准方可执行。设备及技术要求较高的产品还可签订技术协议，技术协议由服务单位与中标供应商签订。
第十六条 合同必须具有当事人的名称和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等主要条款方可加盖合同章。合同的签订地原则上为公司机关办公所在地。
第十七条 合同一律采用书面形式，如情况紧急或条件限制可采用信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等形式，但双方必须在五日内签订确认书予以确认。
第十八条 合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应约定详细的规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
第十九条 合同应当采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同暂时无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、采购订单、发票等）。
第二十条 对于质量有国家标准、行业标准的，应约定所采用标准的代号；可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点，由合同双方共同封存并加盖合同章，分别予以保管。
第二十一条 价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转账支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件达成后的多少日内支付。
第二十二条 履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；合同履行地点应力争做出对公司有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为公司的住所地或公司指定的地点；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；买卖合同应约定交付的手续，即合同履行的标志，如运单、仓库保管员签单等。
第二十三条 材料（配件）标准采购合同可在SRM系统合同审批流程审批通过后进行签订盖章，其他类型合同由承办人在文本拟定完毕后，按照OA综合办公系统合同签订流程审批，审核通过后方能加盖合同章。
1.SRM系统合同审批流程：物资采购员→物资采购部部长→物资管理部合同管理员→公司分管领导。
2.OA综合办公系统合同签订审批流程：承办人→承办部门负责人→物资管理部合同管理员→公司分管领导。
第二十四条 订立合同，应当先由对方签字、盖章；原则上禁止公司签字、盖章后以传真、信函的形式交对方签字、盖章；不得在空白合同文本上签字、盖章。如有特殊情形需要改变以上方式的，必须经公司法定代表人审批。
第二十五条 单份合同文本达二页以上的应当在合同文本上加盖骑缝章。
第二十六条 合同签订原则上一式五份，承办部门、物资管理部、财务资产部、验收部门、乙方各留一份；如乙方提出要求可增加对方份数。
第二十七条 对方要求公司提供担保或公司要求对方提供担保的，应结合具体情况根据《中华人民共和国担保法》的要求办理相关手续。
第二十八条 合同文本中所有文字应具有排他性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行明确解释。
第二十九条 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺和违反保密承诺时的违约责任。
第三十条 应根据《中华人民共和国合同法》对违约责任做出约定，如约定违约金的具体的计算办法等。
第三十一条 在对产品质量、性能不了解之前可以先和供应商签订试用合同（试用期一般为三个月），试用期满后经服务单位出具产品试用合格证明后合同正式生效。
第三十二条 集团公司已订立战略合作协议，公司按照集团已签订战略协议实施，需要签订代储代销协议的，由公司与供应商签订。
第六章 合同的审批
第三十三条 订立合同前，各承办部门必须按照相关业务管理办法规定的审批流程执行审批程序决定实施后方可订立，合同承办部门在具备合同签订条件（如采购业务定标后、市场业务经风控领导小组同意、中标通知书下达、技术协议签订等）后2个工作日内完成合同起草，审核人员在2个工作日内完成合同审批流程。
第三十四条 合同审核人员按照业务分工，在职权范围内对合同进行审核把关。
第三十五条 合同必须呈报上级主管部门登记、批准或报工商管理部门鉴证、公证处公证的，应办理有关手续。
第三十六条 重大合同或认为有必要的合同须经公司法律顾问审批。
第七章 合同的履行
第三十七条 合同依法订立后，即具有法律效力，公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方及时履行其义务。
第三十八条 承办部门应根据合同编号设立合同台账，按业务进展情况和收付款情况一事一记。
第三十九条 在合同履行过程中，如遇对方履约困难或违约等情况，承办人员应及时通知本部门负责人和合同管理部门，并向公司领导报告。
第四十条 在合同履行过程中，承办人员若有确切证据证明对方有下列情况之一的，应当立即报告本部门负责人终止履行合同，同时书面报合同管理部门、公司领导：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
（三）严重丧失商业信誉；
（四）有丧失或者可能丧失履约债务能力的其他情形。
第四十一条 在外销合同履行过程中，承办人员应定期对账，确认双方的债权债务，并收集、索取有效证据。
第四十二条 公司或对方承办人员发生变动以及对方发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项时，承办人员应当及时对账，确认合同效力及双方的债权债务。
第四十三条 合同履行过程中凡是与合同有关的往来文书、电报、电传、信函、电话记录等都应作为履约证据留存，同时建立合同出借、领用制度，以保证合同的完整性。
第八章 合同的变更与解除
第四十四条 在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，应当经双方协商，重新达成书面协议。
第四十五条 变更或解除合同必须依照合同的订立程序履行审批手续并加盖合同章。变更或解除合同的文本作为原始合同的组成部分与原始合同具有同等法律效力。
第四十六条 有下列情形之一的，公司可以单方解除合同，甚至保留向对方追偿损失的权利：
（一）由于不可抗力原因被迫中断；
（二）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以其行为表明不履行主要债务，主要债务是指根据合同的约定，当事人应当承担债务的大部分或者对债权人权利有重要或者根本性影响的部分；
（三）对方迟延主要履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
（四）对方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；
（五）法律规定的其他情形。
第四十七条 合同的变更和解除程序与合同签订程序相同，由承办人员或供应商提出书面变更或解除原因，逐级审核并报分管领导批准后进行变更或解除。
第九章 合同纠纷的处理
第四十八条 合同在履行过程中发生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本制度处理。
第四十九条 有关部门在合同履行中遇履约困难、违约等情况，经办人和业务部门应及时通知物资管理部，物资管理部应根据情况及时提出处理意见，提交分公司法定代表人（企业负责人）审批。
第五十条 须经法律途径解决的，经办人要协助综合管理部做好起诉、应诉和仲裁工作，并将与案件有关的全部资料移交给综合管理部法务人员。重大疑难案件，需要外聘律师的，由综合管理部提出意见，报分公司法定代表人（企业负责人）决定。
第五十一条 合同纠纷经双方协商达成一致处理意见的，应订立书面协议，由双方代表签字并加盖法人公章。
第五十二条 对经协商无法解决的纠纷，如属对方过错或违约，经公司同意，可委托公司法务人员向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院提起诉讼；若对方已经向仲裁委员会申请仲裁或向人民法院起诉，公司可委托法务人员积极参加仲裁或应诉，并及时提出参加仲裁或应诉意见，提交分公司分管领导审批。
第五十三条 双方已签署的解决合同纠纷协议书、仲裁机关的调解书，仲裁裁决书及法院的调解书、判决书，在正式生效后，应复印若干份，交法务人员、业务部门收执，督促该文书的履行。
第五十四条 对方当事人在规定期限届满后没有履行上述文书规定义务的，业务部门承办人应及时通知法务人员。
第五十五条 对方当事人逾期不履行已发生法律效力的调解书、仲裁裁决书或判决书，由委托法务人员代表公司依法向人民法院申请强制执行。
第五十六条 合同纠纷解决后，公司法务人员要写出合同纠纷处。
主要内容包括案情、处理结果、责任分析、对责任人的处理建议等。
第十章 合同专用章管理
第五十七条 本合同专用章是指公司对外订立、变更、解除合同时所使用的专用印章。
第五十八条 合同专用章由合同主管部门依照印章管理办法指定专人管理。
第五十九条 公司对外订立、变更、解除合同必须使用合同专用章。
第六十条 合同承办人员加盖合同专用章应提供以下资料：
（一）已签署完备的合同审批表;
（二）经公司法定代表人或其授权委托人签署的合同文本;合同由授权委托人签署的，需同时提供有效授权委托书;
（三）中标通知书、技术协议、合同组成文件等其他应提供的材料。
第六十一条 合同专用章管理部门（人员）的职责
（一）妥善保管合同专用章，防止合同专用章脱离监管、丢失、损毁，不得擅自交与他人代管；
（二）严格按公司印章管理规定使用合同专用章；
（三）合同专用章管理人员应对用印范围和用印手续严格审查，所需资料必须完整，并对用印情况进行登记；
（四）不得将合同专用章携带外出订立合同，但经公司法定代表人批准的特殊情况除外。携带合同专用章外出需填写合同专用章外带借用审批单并在专用章管理部门备案，外带借用人员对此期间订立的合同负责；
（五）如发生合同专用章被盗或遗失，必须立即登报声明作废，并于当日内书面报告公司法定代表人。
第十一章 合同档案的管理
第六十二条 合同档案实行分工负责管理体制
（一）合同主管部门设立专人负责合同及相关资料的备案、归档、移交，原则上按月整理，年底向公司档案室进行移交；登记合同签订台账、纠纷处理台账；按规定报送合同统计报表等有关资料。
（二）合同承办部门设立专人负责建立合同跟踪管理台账，做好留存备查合同及相关资料管理，按月进行整理归档。采购部要特别做好设备采购、销售合同的台账管理，确保收、付款严格按合同条款执行。
第十二章 考核与奖罚
第六十三条 公司员工应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。
第六十四条 对在合同订立、履行过程中发现重大问题，相关责任人要积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失。在经济纠纷处理过程中避免或挽回重大经济损失的人员，公司酌情予以奖励。
第六十五条 承办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
（一）未经授权批准或超越职权订立合同；
（二）为他人提供盖章的空白合同文本或《授权委托书》；
（三）盖章的空白文本或《授权委托书》遗失未及时报案和报告；
（四）发生纠纷后隐瞒不报、私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的。
第六十六条 承办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将酌情向责任人员追偿损失：
（一）因工作过失致使公司被诈骗；
（二）应当订立书面合同而未订立书面合同；
（三）遗失重要证据；
（四）遗失盖章的空白合同文本或《授权委托书》；
（五）其他违反公司相关合同管理制度的。
第十三章 附则
第六十七条 本制度从下发之日起执行。
第六十八条 本制度解释权属陕西煤业化工物资集团榆通有限公司。